Geef je PowerPoint meer pit
Eind november trokken de Jansens in groep naar het Customer Media Congres in Amsterdam: altijd verrijkend om ervaren rotten ‘uit het vak’ eens live aan het werk te horen. En te zien, want de sprekers hadden gelukkig ook voor eye candy gezorgd. Geen duffe PowerPoints, maar inspirerende cases, op een visueel aantrekkelijke manier gebracht. Helaas worden we niet altijd zo verwend…
1. Lees niets af maar vertel
Een spreker die – met zijn rug naar het publiek – zijn tekst van het scherm afleest, bewijst zijn boodschap geen dienst. Nogal wat sprekers gebruiken hun presentatie als geheugensteuntje voor wat ze te zeggen hebben, met een saaie opeenvolging van bulleted lists als resultaat. Zo werkt het niet. Mensen lezen sneller dan ze luisteren. Nog voor je de tweede regel van je slide hebt bereikt, hebben je toehoorders alles gelezen. De aandacht van je publiek verslapt en de kracht van je woorden gaat verloren. Beperk jezelf tot één kernidee per slide en verpak het telkens in één krachtige zin. Heb je toch nood aan een geheugensteuntje, maak dan gebruik van de notes-functie tijdens je uiteenzetting. Met het uitdelen van printjes wacht je beter tot na de presentatie. Geef je toehoorders geen saaie uitdraai van je slides, maar wel een keurige samenvatting van wat je net hebt verteld. Een presentatie is immers bedoeld voor het scherm. Niet voor papier.
2. Laat je beelden spreken
Even herhalen: een presentatie is bedoeld voor het scherm. Niet voor papier. Een presentatie dient niet om je geheugen te ondersteunen, wel om je woorden kracht bij te zetten. En woorden kracht bij zetten, dat doe je – net als in een magazine – met beeld. Geen belegen clip arts, geen clichématige stockbeelden van handenschuddende zakenmannen, geen abstracte achtergronden, maar wel verrassende foto’s met stopkracht, die je helpen om je punt te maken. Breng je toehoorders even in verwarring of – beter nog – breng ze even aan het lachen. Humor is trouwens de beste manier om de aandacht van je publiek vast te houden. En zelfs al hou je het liever zakelijk: onderschat de kracht van beelden niet. Kijk om je heen hoe de reclamejongens het doen: één beeld, één slagzin. Dat volstaat om je publiek te overtuigen, ook op een slide.
3. Begraaf je publiek niet in cijfers
Misschien ligt het aan ons, geletterde mensen, maar toon ons een slide met een tabel of een grafiek, en onze hersenen slaan in de knoop. Sommige sprekers zijn bijzonder creatief in het visualiseren van data, maar helaas werkt een overdaad aan staaf-, taart- en stapeldiagrammen contraproductief: je toehoorders beginnen te analyseren en zien door de bomen het bos niet meer. De resultaten van een onderzoek presenteren? Geef gewoon de vijf opmerkelijkste cijfers mee en bewaar gedetailleerde grafieken voor je hand-outs.
4. Weersta animatiedrang
Nogal wat organisaties wringen hun PowerPoints in het strakke keurslijf van een template. Vaak is die template zodanig log, dat de boodschap van je slides compleet verloren gaat. Gebruik een lettertype en een kleurenpalet dat de huisstijl van je organisatie weerspiegelt, maar zet jezelf niet vast op een stramien. Maar bovenal: geef niet toe aan de drang om je presentaties te animeren. Woorden en pijltjes die over het scherm flitsen, ogen niet professioneel. Bovendien sta je behoorlijk voor aap als je halfweg je presentatie naar een voorgaande slide moet terugzappen, en al die animaties opnieuw de revue moeten passeren. Animaties zijn als de pointes in de grappen van Geert Hoste: ze zijn er te veel aan.
5. Wees op alles voorbereid
Tijdens een presentatie kijkt Murphy altijd over je schouder mee. Wat kan mislopen, loopt ook mis, en dat is niet weinig: de stroomt die uitvalt, een laptop die dienst weigert, een kabeltje dat ontbreekt of – erger nog – een presentatie die niet laden wil. Uiteraard heb je niet alles zelf in de hand, maar met een beetje goede wil bespaar je jezelf heel wat ongemakken. Stuur je presentatie op voorhand door en vraag aan de organisator of alles naar behoren werkt. Lukt dat niet, zorg er dan voor dat je presentatie op verschillende dragers staat: een usb-stick of cd-rom, maar bijvoorbeeld ook het internet. Via Slideshare kan je PowerPoint-documenten heel eenvoudig online plaatsen. Je hebt dan wel een internetverbinding nodig om de presentatie te kunnen bekijken.
Jouw goede voornemens voor het nieuwe jaar? Maak werk van je presentaties. Lees Beyond Bullet Points van Cliff Atkinson, surf naar de blog van presentatieguru Garr Reynolds of kijk wat de Amerikaanse komiek Don McMillan erover te zeggen heeft. Of beter nog, bel of mail naar Hans Faelens op tel. 09 267 64 68 of hans.faelens@jaja.be voor een – boeiende - presentatie van onze diensten.
THEMA'S
