Offertes vergelijken: hoe kies je de beste prijs-kwaliteit?
Traditionele puntenmethodes zijn absoluut ongeschikt als je offertes wilt vergelijken, zo tonen specialisten aan. Hoe kun je ingediende voorstellen dan wel vergelijken? Met de deliberatiemethode reiken we een handig alternatief aan.
Stel dat we drie offertes voor een communicatieopdracht op hun prijs-kwaliteitverhouding willen beoordelen, hoe doen we dat met de traditionele puntenmethode?
- Eerst beoordelen we de offertes op hun prijs en hun kwaliteit. We besluiten de prijs bijvoorbeeld op 40 punten te quoteren en de kwaliteit op 60 punten.
- Daarna tellen we de quoteringen voor elke offerte samen en kijken we welk voorstel het meest punten op 100 haalt: dat is de winnaar.
Beoordeling van prijs
Simpel en helder? De methode lijkt objectief maar is dat absoluut niet. Het grootste probleem ligt erin dat we een bepaalde sleutel moeten kiezen om het prijsverschil in puntenverschil om te zetten. Als we offertes hebben van 100 euro, 120 euro en 150 euro, wie krijgt dan het maximaal aantal van 40 punten en hoeveel krijgen de anderen? Om dat te berekenen, moeten we eerst ons ijkpunt bepalen: krijgt bijvoorbeeld de laagste prijs die ingediend is het hoogste aantal punten? Of stellen we het gemiddelde van alle ingediende prijzen gelijk aan de helft van het puntentotaal voor prijs? Dat levert uiteraard heel verschillende punten op.
Daarna moeten we zeggen hoe we de prijsverschillen tussen de offertes naar puntenverschillen omrekenen: komt bijvoorbeeld een procent prijsverschil tussen de offertes overeen met een procent puntenverschil, of met twee procent puntenverschil, of gebruiken we een complexere formule? Een verschillende omrekensleutel leidt weer tot heel verschillende punten, én tot telkens andere verschillen tussen de diverse scores.
Beoordeling van kwaliteit
We willen enerzijds prijs maar anderzijds ook de kwaliteit beoordelen. Dat levert helaas een gelijkaardig probleem op. Krijgt een 'zwakke kwaliteit' 15 of 20 of 30 op een maximumscore van 60 punten? Hoeveel punten krijgt een 'goede kwaliteit', hoeveel punten een 'uitstekende kwaliteit'? Kan iemand nul of het maximum krijgen voor kwaliteit?
Willekeur in de beslissing
Om maar te zeggen: zowel voor prijs als voor kwaliteit beschikken we alleen over uiterst elastische meetlatten. Daardoor is het een illusie te denken dat we door het optellen van die prijs- en kwaliteitsscore een eindbeslissing kunnen nemen waarin prijs voor 40 procent en kwaliteit voor 60 procent meetelt.
Aangezien we twee verschillende meetlatten gebruiken, waarop de ijkpunten en schaaleenheden bovendien willekeurig zijn, kunnen we zelfs niet uitmaken of prijs dan wel kwaliteit de doorslaggevende factor is geweest in de eindbeoordeling. De methode die schijnbaar objectief is, leidt dus tot het omgekeerde: een beslissing waarin aanzienlijk wat willekeur meespeelt.
Deliberatiemethode als alternatief
Met de deliberatiemethode reiken we een handig alternatief aan. De methode maakt gebruik van een eenvoudig Excel-bestand, dat voor leken meteen helder is en dat u hier gratis kunt downloaden.
In de deliberatiemethode erkennen we allereerst dat we geen absoluut objectief oordeel over prijs-kwaliteitverhouding van communicatieoffertes kunnen geven. Wel is het mogelijk om als groep een rationeel beargumenteerde afweging te maken tussen de verschillende criteria, in dit geval kwaliteit en prijs. De vraag is in essentie eenvoudig: welke meerprijs willen we betalen voor de hogere kwaliteit die een offerte in deze concrete situatie biedt?
De deliberatiemethode gaat anders met deze vraag om dan de traditionele puntenmethode. Traditioneel legden we vanuit een objectiviteitsidee eerst het 'procentuele' belang van de verschillende criteria en de omrekensleutels vast, voordat we de offertes bekeken. In de deliberatiemethode leggen we dat procentuele belang en de omrekensleutels pas in de laatste stap vast. Er wordt dus gedelibereerd over de gewenste prijskwaliteitverhouding in deze concrete situatie, met deze concrete offertes.
Probeer de deliberatiemethode uit: download het gratis Excel-bestand hier.
- Opmerkingen bij de deliberatiemethode zijn van harte welkom. Mail naar hans.faelens@jaja.be
- Een interessante brochure over de problemen bij traditionele puntenmethodes is 'Meten. Gewikt en gewogen'. Het boekje is geschreven door VUB-onderzoeker Wim De Keyser en is hier gratis downloadbaar.
Wim De Keyser ontwikkelde voor de Vlaamse overheid ook een alternatieve methode om offertes te vergelijken. Deze Argus-methode maakt gebruik van een softwareprogramma dat u kunt verkrijgen bij SIA, wim.sia@scarlet.be (€ 875 voor licentie eerste jaar, € 140 per volgend jaar).
THEMA'S
